VISIÓN GENERAL DEL PROYECTO: El rápido crecimiento poblacional de Indonesia y su fuerza laboral culturalmente diversa presentaron desafíos y oportunidades únicos para nuestro cliente. Designado como Director del Proyecto responsable de la Estrategia de Oficina, el Diseño y la Construcción, lideramos un equipo de consultores para realizar un Análisis Integral del Espacio de Trabajo y desarrollar una estrategia de oficina personalizada que no solo abordara estos factores, sino que también se alineara con las necesidades operativas y los valores culturales de la organización.

OBJETIVOS CLAVE:

• Acomodar una fuerza laboral en rápido crecimiento y culturalmente diversa.
• Mejorar la eficiencia operativa con nuevas tecnologías en el lugar de trabajo.
• Reducir la huella general de la oficina mientras se mejora la efectividad del espacio de trabajo.

ENFOQUE:

1. ENTENDIMIENTO CONTEXTUAL: Al inicio del proyecto, el equipo de diseño realizó varias sesiones de enfoque con el personal y la dirección para obtener una comprensión profunda de los valores corporativos y comunitarios. Este enfoque colaborativo proporcionó el contexto necesario para asegurar que el diseño y la estrategia de oficina resonaran con los empleados.

2. ANÁLISIS INTEGRAL DEL ESPACIO DE TRABAJO: Para desarrollar una estrategia de oficina que se alineara con los objetivos de la organización y su diversidad cultural, llevamos a cabo:

• • Sesiones de Visión: Involucramos a la alta dirección para entender su visión para el espacio de trabajo.
  • Entrevistas: Realizamos discusiones detalladas con los Gerentes de Unidades de Negocio clave y sus adjuntos para comprender las necesidades operativas.
  • Encuestas Físicas: Observamos las interacciones de la fuerza laboral, la ocupación real y la utilización del espacio para identificar ineficiencias.
  • Encuestas a Empleados: Recopilamos datos sobre preferencias de trabajo, incluyendo el equilibrio entre trabajo en oficina, reuniones con clientes y la necesidad de asientos fijos versus flexibles.

3. DESARROLLO DE ESTRATEGIA BASADO EN DATOS: Basados en la información obtenida, desarrollamos una estrategia de oficina que redujo eficazmente la huella de la oficina de la organización en más del 15%, sin comprometer la eficiencia operativa.

RESULTADO E IMPACTO: Para asegurar una transición suave, se lanzaron una serie de campañas de Gestión del Cambio, ayudando al personal a adaptarse al nuevo entorno de trabajo, tecnologías y espacios.

• • 3X AUMENTO EN SALAS DE REUNIONES: Se crearon más espacios de reuniones para apoyar mejor la colaboración y la utilización del espacio.
  • REDUCCIÓN DEL 85% EN OFICINAS PRIVADAS: Los gerentes se acercaron a sus equipos, fomentando un entorno más colaborativo.
  • IMPLEMENTACIÓN DE BYOD: Se introdujo la política de “Bring Your Own Device” (Trae tu propio dispositivo), dando a los empleados la flexibilidad para trabajar con sus herramientas preferidas.
  • REDUCCIÓN DEL 80% EN ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS: Se liberó un espacio significativo al minimizar las necesidades de almacenamiento físico.

RETROALIMENTACIÓN DE LOS EMPLEADOS: El 80% de los empleados sintieron que el “diseño de oficina abierta hizo que el espacio se sintiera más grande y mejoró la energía en cada jornada laboral.”

CONCLUSIÓN: A través de un enfoque basado en datos, transformamos exitosamente el entorno de trabajo del cliente. La estrategia no solo acomodó la diversidad cultural y las necesidades operativas, sino que también creó un espacio de trabajo vibrante, eficiente y orientado al futuro que energizó a los empleados y mejoró la productividad general.